应酬媒体文件管理指南

应酬媒体文件管理指南

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美利坚同盟国江山档案与公事管理署(NARA)在二〇一〇年1月20日宣布了《web2.0背景下社交媒体平台文件管理指南》,近日早已失效,取而代之的是二〇一三年四月25日公布“2014-02
公告
”即《社交媒体文件管理指南》。该指南明确指出了“社交媒体文件”的定义,将张罗媒体文件管理精通纳入到联邦当局文件管理体系中。不仅详细讲演社交媒体环境下文件管理面临的挑衅及单位怎么样回答这个挑衅,而且对怎么进展社交媒体文件的抓获提出了切实的途径,指出要与第三方协作和教练员工使用捕获工具的能力,从而加强捕获文件的频率。

1.怎么着是应酬媒体?

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交际媒体是指整合网络技术、社交互动和用户生成内容的各样运动。社交媒体包括博客、维基、社交网络、图片库、虚拟世界、基于地点的劳动和摄像分享网站。各机构采取社交媒体中间和表面共享音信,襄助业务流程,并将人口与政党联系起来。

2.如何是交际媒体文件?

相持媒体允许个人合作、成立、社团、编辑、评论、合并和共享内容,这也许会促成暴发联邦文件
“联邦文件法”(44 USC
3301)将阿联酋文件定义为在联邦业务过程中记录,制作或收取的其余材料,不论其款式或特色怎么样,都值得保存。符合此概念的社交媒体内容必须依照适用的法律和法律举行管制。

法规及其实施条例负责与各单位规定他们创设或收取的邦联文件。关于单位应怎么着运用联邦文件的合法定义,请参阅美联邦法第36章,第十二节B小节的“指引有关机构如何采用联邦文件的官方含义。”。

以下问题将力促各机构规定社交媒体内容是否为联邦文件:

是否含有机构政策、业务或任务的凭据?

音讯是否仅在张罗媒体网站上提供?

机关是否使用该工具传达官方部门音信?

音信有业务要求吗?

只要上述任何问题的答案都是一定的,那么内容可能是联邦文件。其余,当社交媒体的运用提供附加效能时,社交媒体内容可能是联邦文件,如增强的可搜索性,公众意见征询机会或其他合作。完整的联邦文件必须带有内容,上下文和社团以及有关的元数据(例如作者,创制日期)。必须保持文件的完整性以担保可靠性和实际。

3.社交媒体给文件管理带来了什么挑衅?

由于应酬媒体的动态和搭档性质,机构面临以下挑衅:

 在合作环境中展开文件保留;

 内容分散于五个地点;

 对第三方拥有数据的所有权和控制权;

 识别文件;

 制定和举行保管期限表,包括移交和永恒删除文件的能力,依法享有或实施任何文件管理功效;

 捕获平日更新的文书;

 以确保其真实性和可用性的章程一网打尽完整文件;

 公众期望对所有网页内容都享有不可磨灭价值性和可访问性;

 处理包含个人身份音信(PII)的文件。

4.机构应怎么样应对上述挑衅?

各级各种机构必须明确流程、政策和文书保留的角色和任务,以保险社交媒体文件能够可以识别,管理和破获。各机关应创设由文件管理人士、网络管理人员、社交媒体管理人士、音信技术人士、隐私和音讯安全人士、机构法律顾问、公共事务人士和其他相关利益相关者组成的应酬媒体工作组。

交际媒体工作组应将联邦文件的概念应用于社交媒体内容,并规定构成完整文件的始末,包括内容、背景、结构和必备的元数据。工作小组还应核对现有保险期限表以确定是否涵盖社交媒体文件。在没有适用的保险期限表的景色下,文件必须被视为永久性的。

交际媒体工作组在座谈文件管理问题在此以前,应该先推出新的应酬媒体计划或改变当前平台的使用。在制定社交媒体政策和次序时,机构应选择以下行动:

 确定在交际媒体平台上组合联邦文件的是哪些;

 界定内容的所有权和管理文件的责任;

 将文件保管实践和要求纳入劳动条款;

 传达文件政策,以便员工和民众理解哪些管理文件;

 监控社交媒体平台的缕缕利用意况,以确定这种应用是否会转移文件的市值;

 监控可能影响文件管理的社交媒体平台上第三方服务条款的其它改动。

执行那么些策略和顺序推进社交媒体文件的拿走和管理。

5.部门在管理社交媒体内容时应当考虑怎么着?

张罗媒体上的情节恐怕是阿联酋文件。机构务必确定专业文件以及咋样对其举行保管。一些应酬媒体文件可能是长时间保存,有些如故可能是永久性保存的。

倘诺机构将社交媒体内容规定为联邦文件后,则必须确定是否适用现有处置权限,包括文件保管期限表。假若情节未被遮住,则应制定新的承保期限表。如若社交媒体用户通过充分评论,元数据或此外信息来增进内容,使其变成完全文件的一片段,那么机构应制订新的保证期限表。假设单位转移其使用社交媒体工具的章程,有可能会影响信息的文件价值。机构应定期审查其社交媒体工具和有关保险期限表。

争持媒体可能含有与部门的评介和公布政策不等同的内容,可能需要从网站中删除。一些已去除的情节(如垃圾邮件)可能是非记录内容,而另外品类的始末是必须持有已批准处置权限的笔录。各机关应咨询律师,精通符合第一修正案权利(First
Amendment obligations)和联邦法律的内容。

6.机关怎么样捕获社交媒体文件?

一旦社交媒体内容被确定为联邦文件并与已批准的保证期限表相关联,机构就亟须决定怎样管理社交媒体文件。临时文件的保存是短时间的,可能不需要捕获并得以在张罗媒体平夏洛蒂保存。各单位应评估其业务需求并评估与将这么些文件留在社交媒体中相关的风险。捕获具有悠久或永久性的文书很首要。那些本该从社交媒体平台导入机构文件保留系列。

捕捉社交媒体文件的方法包括:

 使用网页抓取或其他软件创造本地版本的网站;

 使用网络捕捉工具捕捉社交媒体文件;

选拔平台的一定应用程序编程接口(APIs)来领取内容;

 使用RSS源、聚合器或手动方法来捕获内容;

 使用内停放某些社交媒体平台的工具来导出内容。

中标破获社交媒体文件的选项取决于社交媒体平台的技能配置。机构的要求也会影响使用哪类社交媒体捕获方法。一旦机构规定了捕获方法,他们就无法不向适用的工作人士提供关于怎么样以及什么时候使用社交媒体捕获工具的栽培。机构或者需要与第三方提供商合作实施社交媒体捕获。

澳门新葡亰网址,7.与社交媒体提供商和第三方社交时,机构的文本管理责任是如何?

各种机关负责管制其文件。这个权利至少包括辨认和查找正在交际媒体上变化和护卫的邦联文件。机构应该意识到,社交媒体提供商可能会截至其服务或删除机构账户中的信息。另外,机构可能会随时终止使用社交媒体平台。无论在哪类情形下,机构都不可以舍弃其档案管理和可能的破获义务。

机构务必确定其提供商是否可以将全体的文件导出至机构。假诺提供商无法导出完整的文书,则该机构负担执行上述问题6中所述的破获要求。

假设提供商能够导出完整的文件,则机构应在服务条款协议中带有哪些及什么时候会发生这种意况的条规。本条款应当规定,在供应商删除或以其他艺术销毁驻留在其系统上的联邦文件往日,应举行导出。如果供应商停业或被其它店铺收购,条款则应该包括公告和输出要求的认证。机构将有任何商业和法规方面的需要,并与供应商合作保险满意这个需求。

NARA制定了以下用于规范GSA服务条款协议的相似条款:

利用承包商的网址和劳务或者需要管住联邦文件。机构和用户生成的内容恐怕适合机构规定的邦联文件的概念。固然承包商持有联邦文件,机构和承包商必须依照所有适用的公文管理法规和法律管理联邦文件,包括但不限于“联邦文件法”(44
USC第21,29,31,33),和NARA在36
CFR第十二章第B分节的确定。管理文件包括但不压制安全存储,可检索性和方便处理所有联邦文件,包括以移交美利坚联邦合众国国家档案馆时NARA可承受的格式和措施向NARA传输永久有价值的文本。机构负担确保承包商在全路合同中符合文件管理法律和法律。

该公告要求的几项行动将推进美利坚同盟国各单位解决社交媒体提议的文本管理问题。
NARA将为有着不可磨灭保存价值的交际媒体文件揭橥指南,并将修订现有的文书保管期限表。
NARA还在啄磨自动化技术,以管理包括社交媒体在内的各样数字文件集合。

不清楚我们看完这一个指南后有何感想?您的单位先导管理社交媒体文件了吗?假设没有,首要缘由是什么样?如果已经举行,您的做法、经验以及存在问题是怎么?欢迎我们一起探索!上面附有原文网址哦~

https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html

翻译:档案这一个事情宋雅彤

原载于档案这么些事儿微信公众号平台,二零一八年8月22日档案实务专栏。欢迎分享至朋友圈,转载及合作事务请通过后台留言或电话、邮件等方法交换东营市档案局(馆)。

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